Le tri et l’organisation des papiers est un vrai sujet, pour tout le monde. Et si certaines personnes, comme moi, sont des toquées du rangement et adorent ça, pour d’autres c’est une vraie corvée ! Pourtant, c’est une tâche récurrente, qui nécessite une attention régulière. L’idéal est donc de mettre en place un système simple et efficace, pour alléger votre quotidien. Alors voici mes astuces pour organiser ses papiers administratifs (et dire bye bye à la paperasse qui s’entasse).
Réunir tous ses papiers dans un seul endroit
La plupart du temps, les papiers sont dispersés un peu partout dans la maison, certains se perdent, on ne sait plus où on a rangé telle facture ou tel courrier, etc.
Cela crée ce que j’appelle des points chauds à différents endroits dans la maison, c’est-à-dire des zones de bazar, pour les papiers. Très souvent on retrouve un point chaud dans l’entrée avec le courrier, par exemple.
Ça vous parle ?
La première chose à faire est donc de réunir tous vos papiers administratifs dans un seul endroit, si possible dans le bureau.
Faire le tri dans ses papiers administratifs
Une fois que tous vos papiers sont réunis au même endroit, vous allez les trier.
Pour cela, commencez par séparer le pro et le perso.
Puis, pour chacune de ces 2 catégories, créez 3 piles différentes :
- à jeter à la poubelle — si c’est de la pub ou un papier dont vous n’avez pas besoin
- à ranger
- à traiter
Les papiers à ranger
Prenez votre pile de papiers à ranger et triez-les par catégorie (banque, salaires, garanties, diplômes, assurance, etc.).
Choisissez un grand classeur dédié pour tous vos papiers perso “à ranger”. Dans ce classeur, ajoutez des intercalaires avec vos catégories. Les catégories varient selon chaque personne, donc essayez vraiment de trier vos papiers par catégorie d’abord, pour adapter vos intercalaires ensuite.
Puis, faites la même chose avec vos papiers pros.
- Les archives
Concernant les “vieux papiers”, si vous ne savez pas combien de temps les garder, vous pouvez très facilement trouver l’information sur le site de service-public.fr
Imprimer la page qui vous donne l’info et gardez-la avec vos archives.
Et là encore, séparez vos archives par catégories pour le pro et le perso, et gardez-les dans une boîte d’archives, bien étiquetée, le temps nécessaire. Et si vous avez un doute, vous gardez.
Les papiers à traiter
Enfin pour trier les papiers “à traiter”, séparez-les en 2 catégories :
- à traiter tout de suite
- en cours, ou en attente
“À traiter tout de suite” c’est pour → une facture à payer, la carte de visite de quelqu’un que je dois appeler, un rendez-vous à confirmer, etc. Il y a une action à faire rapidement.
“En cours” ou “en attente” c’est pour → les papiers pour lesquels vous n’avez pas besoin de faire une action tout de suite, mais vous devez les garder sous la main. Par exemple, vous avez payé une amende, vous attendez qu’elle soit prélevée sur votre compte ; vous avez acheté des billets de train ou de spectacle, vous devez les imprimer en attendant le jour J, etc.
Ce sont souvent ces papiers-là qui traînent à la maison, on ne sait pas quoi en faire, ni où les mettre.
Vous allez voir que ce système d’organisation des papiers va vraiment faire baisser votre charge mentale parce que dès que vous aurez besoin d’un papier, vous saurez exactement où aller le chercher.
Pour le rangement, je vous conseille vraiment un rangement à la verticale avec 2 compartiments (“à traiter” et “en cours”). Ça vous évitera d’avoir des piles moins pratiques.
Organiser ses papiers administratifs : l’astuce pour s’y mettre
Ne prenez pas peur, je sais que ça demande une grosse motivation de commencer quand le tri n’a (presque) jamais été fait.
Je vous conseille donc de le noter dans votre agenda pour vous engager auprès de vous-même.
Vous pouvez soit bloquer 4h dans votre planning pour tout faire d’un coup et on n’en parle plus. Ou bien, si c’est trop, 1h par semaine pendant 1 mois, ou bien 2h par semaine pendant 2 semaines.
Bref, faites en fonction de votre temps disponible et de votre capacité de concentration. N’en faites pas trop pour ne pas vous décourager si c’est vraiment compliqué pour vous. C’est en respectant votre rythme que vous y arriverez.
Réparti sur ce temps de 4h, reprenez les étapes citées plus haut :
- regroupez tout au même endroit
- séparez le pro et le perso
- pour les 2, divisez en 3 piles : à jeter, à ranger et à traiter
- puis divisez en catégories pour la pile “à ranger” et rangez dans des classeurs
- ou divisez en “à traiter” et “en attente” pour la pile “à traiter” dans un porte-documents vertical
Et voilà ! Une fois votre système bien en place, rangez systématiquement vos nouveaux papiers au bon endroit, ça vous prendra moins de 2 minutes. Vous verrez que votre esprit va vraiment s’alléger.
Enfin, n’oubliez pas de faire le point une fois de temps en temps pour vérifier que vous êtes bien à jour dans votre tri.
Avec ces astuces, organiser vos papiers administratifs devrait être un jeu d’enfant.
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